ما هي مصفوفة تخطيط أيزنهاور: الجوهر، أفضل طريقة لتحديد أولويات المعايير. مصفوفة أيزنهاور دوايت ديفيد في تخطيط مثال مصفوفة أيزنهاور لنسبة توزيع الحالات

لماذا يصعب الاختيار بين المهام ذات الأولوية والمهام الثانوية؟ تظهر الأبحاث التي أجراها عالم الأعصاب أنطونيو داماسيو أن اتخاذ القرار يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالعواطف. لذلك ليس من المستغرب أن يتم وصف القلق والاكتئاب في كثير من الأحيان على أنهما حالة من العجز وعدم القدرة على اتخاذ القرارات. الاستخدام أدوات بسيطةمثل مصفوفة أيزنهاور لا تساعد على فهم الأمور فحسب، بل تساعد أيضًا على تقليل التوتر العاطفي. بمرور الوقت، من خلال إتقان مبادئ هذا المفهوم، يمكنك بسهولة وبسرعة تحديد الفرق بين المهم والعاجل وغير المهم وغير المجدي.

يُعتقد أن مصفوفة أيزنهاور لها علاقة كبيرة بكلمات دوايت د. أيزنهاور: “لدي مشكلتان: مشكلة عاجلة وأخرى مهمة. العاجل ليس مهما، بل المهم هو العاجل."

دوايت د. أيزنهاور معروف بأنه الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة (من 1953 إلى 1961). قبل أن يصبح رئيسًا، كان جنرالًا وقاد قوات الحلفاء خلال الحرب العالمية الثانية. وفي عام 1950، أصبح أيزنهاور أول قائد أعلى لحلف شمال الأطلسي في أوروبا.

محدد النشاط المهنيأجبر أيزنهاور باستمرار على اتخاذ قرارات صعبة والتركيز على مهام مختلفة كل يوم. ولتحسين العملية، ابتكر طريقته التي أصبحت معروفة على نطاق واسع باسم مصفوفة أيزنهاور. اليوم، يمكن استخدامه ليس فقط من قبل الجنرالات، ولكن أيضًا من قبل الأشخاص العاديين، بما في ذلك ربات البيوت - فهو يساعد على تحديد أولويات المهام الحالية وترتيب الأمور.

كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور

هذه الأداة مناسبة لأولئك الذين هم على استعداد وقادرون على تقييم أهمية مهامهم وتصنيفها بوضوح. تتضمن الطريقة تقسيم المهام والإجراءات إلى أربع مجموعات:

1. عاجل وهام؛
2. مهم ولكن ليس عاجلا؛
3. عاجل ولكن ليس مهماً؛
4. ليست عاجلة أو مهمة.

الهدف النهائي لطريقة أيزنهاور هو المساعدة في تصفية الأمور غير المهمة من القرارات المهمة والتركيز على ما يهم حقًا.

إذا تخيلت مصفوفة أيزنهاور كصورة، فستبدو كما يلي:

معنى الأرباع في المصفوفة

يتم تعيين المهام إلى أرباع محددة، والتي بدورها تحدد متى ومتى يمكنك إكمال المهمة.

• الربع الأول - "افعل ذلك الآن" (عاجل ومهم)

يتضمن ذلك المهام ذات الأولوية التي تتطلب اهتمامًا فوريًا. لديهم مواعيد نهائية صارمة ويجب إكمالها قبل كل شيء وبشكل شخصي.

• الربع الثاني - "قرر متى ستفعل ذلك" (مهم ولكن ليس عاجلاً)

هذا الربع هو الجزء الاستراتيجي من المصفوفة، وهو مثالي للتنمية على المدى الطويل. العناصر التي يتضمنها مهمة ولكنها لا تتطلب اهتمامًا فوريًا. في الوقت نفسه، المهام لها موعد نهائي معين ويتم تنفيذها أيضًا شخصيًا.

• الربع الثالث - "التفويض إلى شخص ما" (عاجل ولكن ليس مهماً)

المكالمات الهاتفية تقع في هذا الربع، رسائل البريد الإلكترونيوالتخطيط للاجتماعات والمناسبات. عادةً لا تتطلب هذه الأنواع من المهام اهتمامًا شخصيًا لأنها لا تنطوي على نتائج قابلة للقياس. يساعد الربع الثالث على تقليل الانحرافات عن العمل المهم. من خلال التفويض، يمكنك التركيز على أشياء أكبر.

• الربع الرابع - "افعل ذلك لاحقًا" (غير مهم، غير عاجل)

الأنشطة التي تقع في الربع الرابع هي أنشطة إضافية لا تضيف أي قيمة. ببساطة، هذا شيء يمكن دائمًا تأجيله دون خوف من أي عواقب. تستغرق هذه الأشياء وقتًا وتتداخل مع المهام الأكثر أهمية التي تضعها في الربعين الأولين.

اختيار لون للمصفوفة

قم بتعيين لون لكل ربع من المصفوفة واربطه بمستوى الأولوية.

على سبيل المثال:

الأحمر = عاجل.

الأصفر = مهم، ولكنه ليس عاجلاً جداً.

الأخضر = عاجل ولكنه غير مهم.

اللون الرمادي = غير عاجل، غير مهم.

عندما تستخدم المصفوفة لأغراض مهنية، ستجد أن معظم المسائل تقع في الربعين الأول والثالث. معظم نتيجة هامةقم بإحضار الأنشطة من الربع الثاني لأن هذه هي أهداف العمل التي تؤثر على نجاح العمل على المدى الطويل، ومع ذلك نادراً ما يتم تصنيفها على أنها عاجلة.

أصعب شيء يمكن فهمه هو ما يشتت انتباهك عن الدورة التدريبية المخطط لها. ولكن إذا تمكنت من التعامل مع هذه المشكلة الأساسية لإدارة الوقت، فسوف تتخلص من الأفكار المتعلقة بالساعات الضائعة. اسأل نفسك سؤالين لمساعدتك في اتخاذ قرار بشأن استراتيجيات اتخاذ القرار على المدى الطويل:

• متى ستعمل على المهام المهمة ولكن ليست العاجلة؟
• متى يمكنك تخصيص الوقت الكافي للتعامل مع المهام المهمة قبل أن تصبح عاجلة فجأة؟

تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان تقع المهام من ربع واحد بشكل غير متوقع في ربع آخر. في حالة حدوث حالة طارئة، ستتغير أولوياتك. على سبيل المثال، أنت تمتلك شركة صغيرة ويتصل بك عميل غير راضٍ ويطلب التحدث مع مديره بسبب التأخير في التسليم. سوف ترتفع هذه المشكلة على الفور فوق العناصر الأخرى في المصفوفة.

يحتوي توزيع المهام عبر الأرباع على بعض الميزات التي يجب أخذها بعين الاعتبار:

1. قوائم المهام تجعل الحياة أسهل. تأكد من أنه عند تعيين المهام، فإنك تطرح الأسئلة الصحيحة لمساعدتك في تحديد ما يجب القيام به أولاً. الميزة الرئيسية هي الأولوية.
2. يمكنك إضافة العديد من الأنشطة والمهام إلى كل ربع، ولكن من الأفضل إبقاء الحد الأقصى للعدد بما لا يزيد عن ثمانية عناصر. خلاف ذلك، سوف تبتعد عن الهدف الرئيسي - إكمال المهمة.
3. قم بإنشاء مصفوفات منفصلة لحياتك المهنية والشخصية.
4. يمكنك أنت وحدك تحديد مستوى أولوية العناصر الموجودة في قائمتك. ابدأ كل صباح بقائمة المهام من المصفوفة، وبحلول نهاية الأسبوع سترى النتيجة.

قالب مصفوفة أيزنهاور

لتبسيط عملية توزيع المهام، استخدم قالبًا تم تطويره بواسطة Evernote:

يمكن ترجمة مصفوفة أيزنهاور إلى برنامج إدارة المشاريع Trello. أنشئ قائمة مهام لكل لوحة من اللوحات الأربعة (= الربع) وقم بإنشاء لوحة "صندوق الوارد" منفصلة حيث سيتم نقل جميع المهام قبل توزيعها على الأرباع. سيسمح لك ذلك بتقييم عبء العمل الخاص بك بصريًا.

تعتبر مصفوفة أيزنهاور أداة بسيطة تساعدك على تجنب حالة شلل التحليل التي تحدث عندما لا تعرف حتى من أين تبدأ.

مصفوفة أيزنهاور هي أحد خيارات إدارة الوقت، ابتكرها الرجل العسكري والسياسي الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور. مبدأ عملها هو تقسيم جميع القضايا إلى أربع مجموعات حسب درجة أهميتها.

خطط وفقًا لمصفوفة أيزنهاور

أول شيء عليك أن تتعلمه عند العمل مع المصفوفة هو أن تكون ذكيًا في العمل. كن قادرًا على التمييز بين المهم والعاجل، وغير العاجل وغير المهم.

تنقسم المصفوفة الزمنية إلى 4 أرباع، يوجد فيها محورين للأهمية ونفس عدد محاور الاستعجال. تتناسب الحالات والمهام مع كل منها، مما يساعد على رؤية أولوية كل مكون بوضوح: ما يجب فعله أولاً، وما يجب فعله ثانيًا، وما إلى ذلك.

يبدو قالب المصفوفة كما يلي:

دعونا ننظر إلى كل ربع بمزيد من التفصيل.

هام وعاجل

الإدارة المثالية للوقت تعني أن هذا الربع سيكون فارغًا. ويرجع ذلك إلى حقيقة أنه مع تحديد الأولويات المناسبة وإكمال المهام في الوقت المناسب، لن يكون هناك أي انسداد. قد يكون هذا أمرًا طبيعيًا من وقت لآخر فقط، لكن الفوضى المستمرة في العمل هي علامة على عدم التنظيم.

لتجنب مشاكل الربع "أ"، تحتاج إلى تنظيم التخطيط الكفء في مجالات أخرى وتنفيذ جميع النقاط بدقة. ومع ذلك، إذا كانت الحاجة لا تزال قائمة لملئها، فيجب إدخال ما يلي هنا:

• الأشياء التي إذا لم تكتمل فإنها تعرض تحقيق الهدف للخطر.
• المهام التي يساهم فشلها في ظهور صعوبات وصعوبات الحياة.
• المهام التي ترتبط مباشرة بالصحة.

لا تنسى. غالبًا ما يحدث أن الأشياء من الربع "أ" يمكن أن يعهد بها إلى شخص آخر. إذا كان هذا ممكنا، استخدم هذا الحق.

لا تنسى تفويض المسؤوليات. غالبًا ما يحدث أن الأشياء من الربع "أ" يمكن أن يعهد بها إلى شخص آخر.

مهم، ولكن ليس عاجلا

توجد هنا الأمور والمهام ذات الأولوية القصوى، لذا يجب منحه أقصى قدر من الاهتمام. هذه أنشطة يومية أقل إلحاحًا، ولكنها لا تزال مهمة. لاحظ الخبراء أن الأشخاص الذين يعملون بشكل خاص مع الربع "B" يحققون نجاحًا أكبر في الحياة ويحققون أهدافهم. إنهم يكسبون المزيد من المال ويفعلون ما يحبون، مما يجعلهم سعداء.

وبما أنه لا يوجد إلحاح في الأمور، فلا يوجد ذعر، مما يجعل النهج في تنفيذها متوازنا ومعقولا. وهذا بدوره يعزز الكفاءة والإنتاجية العالية. ومع ذلك، لا ينبغي لنا أن ننسى أن التنفيذ غير المناسب للمهام من الربع "ب" ينقلها إلى الربع "أ".

لذلك، فإن جميع الأنشطة الحالية المتعلقة بالأنشطة اليومية تتناسب مع هذه المنطقة: الأنشطة الرئيسية، والأنشطة الرياضية، وخطط اليوم، وما إلى ذلك.

عاجل، ولكن ليس مهما

الأنشطة التي "تكمن" في قلب هذا الربع تميل إلى تشتيت الانتباه. تنفيذها لا يقدم أي فائدة من حيث تحقيق الأهداف ولا يؤدي إلى أي نتائج. غالبًا ما تمنعك هذه الأخطاء من التركيز على ما يهم حقًا وتقلل من فعاليتك بشكل عام. عند العمل مع المصفوفة، فإن الشيء الرئيسي هو عدم الخلط بين الحالات من الأرباع "أ" و "ج"، وإلا سيتم إنشاء ارتباك في أولوية الحالات.

يمكن أن تشمل المنطقة "ج" الأمور المتعلقة بالمفاوضات والاجتماعات التي يفرضها شخص ما، والاحتفال بأعياد ميلاد الأشخاص في دائرة أقل حميمية، والأعمال المنزلية التي تنشأ فجأة. نظرًا لأن الأشياء من هذا الربع لا تؤدي إلا إلى إبطائك و"سرقة" الوقت، فأنت بحاجة إلى تخصيص الحد الأدنى من الوقت لها.

ليست عاجلة وغير مهمة

ليس هناك أي فائدة على الإطلاق من الأنشطة التي تتناسب مع هذا الربع. يجب أن يتم التعامل معهم أخيرًا. حتى لو لم تفعلها على الإطلاق، سيكون الأمر أفضل. ولكن لا بد من أخذ مثل هذه الأمور بعين الاعتبار، وكما يقولون، يجب معرفة العدو بالعين. هؤلاء هم أكثر "أكلة" الوقت المفيد الذي يجب عليك التخلص منه.

الأشياء التي تقع في الربع "D" ليس لها أي فائدة على الإطلاق.

لكن الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أن الأشياء من هذا الربع تجذب الناس حقًا. هذا هو الشيء الأكثر متعة وبساطة الذي لا تحتاج إلى العمل عليه. إنهم مريحون وممتعون. التسلية الممتعة تجعل من الصعب التخلي عنها.

يتضمن ذلك التحدث عبر الهاتف مع الأصدقاء والأقارب والجلوس في الشبكات الاجتماعية، تصفح الإنترنت، ألعاب الكمبيوتر، مشاهدة البرامج التلفزيونية، التسكع في النوادي.

بالطبع، الراحة مهمة للعمل الإنتاجي، تمامًا مثل الأكسجين بالنسبة للإنسان، ولكنها يجب أن تكون مفيدة أيضًا. بدلا من الجلوس على الأريكة طوال عطلة نهاية الأسبوع، قم بترتيب النزهات والرحلات إلى الطبيعة، ووضع خطة ترفيهية نشطة، وهذا، بالمناسبة، سيساعد على تحسين صحتك. قراءة تعليمية أو بسيطة كتاب مثير للاهتمام، الذي لم يكن هناك وقت له من قبل، فهذا سوف يحفز العقل.

عند التحكم في حياتك، تذكر أنه يجب أيضًا التخطيط للراحة. ومن غير المقبول أن تكون عفوية. لكن لا تهملها أيضًا. هذا محفوف بالخمول المطول، لأن الإرهاق لم يفيد أحدا أبدا. القاعدة مناسبة هنا: "وقت العمل هو وقت المرح".

قد يبدو مثال الجدول الزمني لكل يوم كما يلي:

يمكنك رسم الأوراق بنفسك أو تنزيل النماذج الجاهزة من الإنترنت.

تحديد الأولويات

في البداية، سيكون من الصعب تحديد مدى إلحاح وأهمية كل مهمة، ولكن النتيجة النهائية تستحق العناء. جرب التمرين التالي:

1. ارسم جدولاً يحتوي على أعمدة: رقم العنصر، المسألة، الإلحاح، الأهمية. اضبط عدد الأسطر بنفسك، اعتمادًا على طول القائمة.
2. في العمود الثاني "المهام"، اكتب جميع المهام والأنشطة التي تقوم بها عادةً.
3. بعد ذلك، انتقل إلى تقييمها: ما مدى أهمية أو إلحاح كل نشاط.

لتسهيل ذلك، استخدم معايير الأهمية التالية عند طرح الأسئلة لكل حالة:

• يعد إكمال هذه المهمة ضروريًا لتحقيق هدفي الرئيسي (نعم - يعني مهم؛ لا - لا يهم).
• يؤدي الفشل في إكمال المهمة إلى عواقب وخيمة على الأنشطة الحالية (نعم - مهم؛ لا - غير مهم).

معيار الاستعجال:

• إذا لم تكتمل المهمة الآن، فإنها تفقد أهميتها (نعم - عاجل؛ لا - غير عاجل).

ستعمل أداة تحديد الأولويات هذه على تبسيط عملية العمل بأكملها بشكل كبير. بعد اجتياز هذا الفحص، ستكتشف مقدار الوقت الذي أهدرته حتى هذه اللحظة ومقدار الوقت المفيد الذي تم إطلاقه.

يعد Eisenhower Matrix برنامجًا مفيدًا للمديرين التنفيذيين ومديري الوقت. اقرأ المزيد في المقال.

إذا كنت قائداً أو مديراً أو حتى عاملاً بسيطاً، فقد تحتاج مصفوفة أيزنهاور. هذا جدول خاص يساعدك على التخطيط ليومك بشكل صحيح. اقرأ المزيد أدناه.

مصفوفة الوقت وتخطيط الأعمال وتحديد أولويات أيزنهاور حسب المعايير والعناصر: التعريف من ويكيبيديا والجوهر والتمرين والأدوات

مصفوفة الوقت وتخطيط المهام وتحديد الأولويات أيزنهاور- جدول يساعدك على قضاء وقتك بشكل مربح. بعد كل شيء، في بعض الأحيان يختفي الوقت ببساطة ولا يوجد وقت كاف للأمور العاجلة. تعمل هذه المصفوفة وفقًا لمعايير وعناصر مهمة أو غير مهمة. وهذا يساعد الشخص على توزيع مهامه بشكل صحيح من أجل إنجاز كل شيء. لا يوجد تعريف لمثل هذه المصفوفة على ويكيبيديا، ولكن هناك شرح لماهية إدارة الوقت:

مصفوفة أيزنهاور الزمنية والجدولة وتحديد الأولويات

إن جوهر أدوات هذا البرنامج هو أن يفهم الشخص ما هو مهم وأن يحدد الأولويات بشكل صحيح. تبدو مثل هذه التمارين صعبة في البداية، ولكن بعد ذلك يعتاد عليها الشخص ويصعب عليه العمل بدون هذه المصفوفة.

مصفوفة أيزنهاور الزمنية والجدولة وتحديد الأولويات

المصفوفة تبدو وكأنها أربعة أرباع. كما أن لها محورين:

• محور الاستعجال (أفقي)
• محور الأهمية (عمودي)

كل ربع له مستوى مختلف من الأهمية والإلحاح. تحتاج إلى تدوين مهامك فيها وتوزيعها حسب الأهمية والإلحاح. وهذا يخلق فكرة واضحة عما يجب القيام به أولاً. ما يجب القيام به، ولكن يمكن تأجيله. وليست هناك حاجة لفعل أي شيء أفضل. كل هذا بسيط وواضح.

مصفوفة أيزنهاور، أفضل برنامج للمدير، المهمة الرئيسية لليوم - القالب، الصورة: مثال لتوزيع الأمور المهمة والعاجلة، ما هو الربع الذي يجب أن نوليه أكبر قدر من الاهتمام؟

كما ذكر أعلاه، مصفوفة أيزنهاور- هذا أفضل طريقةالتنظيم الفعال للوقت، مما يساعد على التنفيذ وتحقيق النتائج السريعة والضرورية. إنها تتكون من 4 أرباع، ويتم تعيين كل منها بمهام مختلفة ليوم محدد. مثل هذا البرنامج لا يمكن الاستغناء عنه بالنسبة للمدير. بمساعدتها، يمكنه تسليط الضوء على المهمة الرئيسية لليوم وإيلاء المزيد من الاهتمام لها، دون تأجيل أو نسيان المهم. فيما يلي صورة مثال لهذه المصفوفة:

مصفوفة أيزنهاور، برنامج القائد، العمل الرئيسي لهذا اليوم

يستحق المعرفة:أهم شيء عند تجميع المصفوفة هو التقسيم إلى مهام عاجلة ومهمة.

ما هو الربع الذي يجب أن توليه أكبر قدر من الاهتمام؟ هنا هي السمة 4 مربعات:

الربع أ (عاجل ومهم)

• الأمور العاجلة التي لم يتم الوفاء بها والتي يمكن أن تؤدي إلى تدهور الصحة.
• تجاهل هذه المهام يمكن أن يؤدي إلى المتاعب والاكتئاب والأزمات.
• وإذا تم تأجيل الأمور من هذا الربع إلى وقت لاحق، فهناك احتمال أن يكون من المستحيل تحقيق الأهداف النهائية.

الربع ب (غير عاجل ومهم)

• ويجب إدخال الأمور المهمة التي لا تحتاج إلى إكمال عاجل في هذا الربع.
• إذا اكتملت الأمور في الربع بشكل أسرع مما كانت عليه في الربع أ، فهذا يعني أن الشخص في طريق الاستقرار المالي والنجاح.
• يجب التعامل مع الأمور كل يوم.

الربع ج (عاجل وغير مهم)

• ويجب التنبؤ بظهور أمور عاجلة ولكن غير مهمة.
• عند رسم الربع، ليست هناك حاجة للتسرع في توزيع الحالات.

الربع د (غير مهم أو عاجل)

• ومن الضروري تضمين الأشياء التي تجلب المتعة والراحة عند القيام بها.
• لا تتجاهل قائمة المهام، بل أكملها فور ظهورها.

فيما يلي نموذج ومثال لتوزيع المهام الهامة والعاجلة للمدير:

• حالات النوع أ. الأمور التي يجب أن يقوم بها المدير بنفسه خلال اليوم.
• حالات النوع ب. وهذا يشمل التطوير الذاتي وتدريب الموظفين. على سبيل المثال، عقد اجتماعات في بداية يوم العمل.
• حالات النوع C. يتم توزيع الحالات بين المرؤوسين. المدير يتحكم في التنفيذ.
• حالات النوع د. الإكمال ليس إلزاميًا، ولكن إذا تم إكمال المهام من هذا الربع، فسيكون المدير والفريق سعداء بإكمال جميع المهام المتبقية.

نصائح للمدير حول إعداد القضايا باستخدام المصفوفة أيزنهاور:

• من الضروري تعليم فريقك العمل وفقًا لهذه المصفوفة.
• السيطرة على تنفيذ جميع المهام المعينة.
• لا تفرط في تحميل مرؤوسيك بقائمة كبيرة من المهام. ومن الأفضل توزيعها على مدار الأسبوع.
• ينبغي إنجاز المهام المهمة في النصف الأول من اليوم، عندما يسود النشاط.
• عند القيام بالأشياء، عليك أن تتعامل معها بكل جدية.
• عند الانتهاء من المهام، تحتاج إلى التركيز على مجال واحد. تعدد المهام سيؤدي إلى عدم القدرة على النجاح.

يجب على المديرين استخدام المصفوفة في أماكن عملهم، لأنها واحدة من أفضل الطرقتحقيق النتيجة المرجوة والنجاح.

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات للطلاب: المهام، التفوق

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد أولويات الطالب

ضيق الوقت - هذا الوضع مألوف لدى معظم الطلاب. الدورات والدبلومات - لا أريد حقًا أن أفعل كل هذا ويغرق الطلاب ببساطة في المماطلة. لكن مصفوفة أيزنهاور، كأداة لتحديد الأولويات، ستساعدك على التحكم في وقتك وعدم الحصول على المال. فيما يلي النصائح والمهام:

• إلى الربع الأول تحتاج إلى إضافة أشياء لا يمكن تأجيلها ببساطة. أمر عاجل للغاية. وإذا لم يتم هذا "الشيء" فسيكون هناك فشل كامل (طرد). أمثلة: التحضير للامتحانات، والواجبات المنزلية.
• إلى الربع الثاني يمكنك إضافة أشياء ليست عاجلة للغاية، ولكن بالتأكيد يجب القيام بها. أمثلة: الدفاع عن الأطروحة، المقال.
• الربع الثالث مكرس بالكامل لأمور غير مهمة ولكنها عاجلة. عادة ما يتم فرض هذه الأمور من قبل الأقارب أو الأصدقاء. أمثلة: الذهاب إلى حفلة عيد ميلاد الأصدقاء، الأهل (الأقارب البعيدين)، مساعدة صديق في بعض الأعمال البسيطة.
• الربع الأخير. يجب عليك إضافة أشياء لا يُنصح عمومًا بالقيام بها، فهي تستغرق وقتًا فقط وتقلل من الإنتاجية. أمثلة: مشاهدة مقاطع الفيديو على موقع YouTube (يمكن أن يستمر هذا النشاط طوال اليوم ويتداخل مع الدراسة)، وألعاب الكمبيوتر (تضيع أيضًا وقت الطالب الثمين)، والتحقق باستمرار من الشبكات الاجتماعية.

يجب عليك دائمًا القيام بالأشياء في الربع العاجل أولاً. وبعد ذلك، الأمور من الربع المهم، ولكن ليس العاجل. وأخيرًا، عليك أن تفعل أشياء من الربع العاجل، ولكن ليس المهم. من الأفضل عدم القيام بالأشياء من الربع الأخير على الإطلاق (خاصة حتى يتم الانتهاء من الأشياء من الربعين الأولين). من السهل توزيع المهام في مستند Excel، وإنشاء جدول عادي بأربعة مربعات للتسجيل.

Eisenhower Matrix: تطبيق يتيح لك القيام بذلك عبر الإنترنت

مصفوفة أيزنهاور: التطبيق

بطبيعتها مصفوفة أيزنهاورهو نوع من المنظم ثنائي الأبعاد يسمح لك بتصور عملية التخطيط قدر الإمكان. وهي تقوم على محورين - المحور الأفقي للإلحاح، والمحور الرأسي للأهمية، ولكل منهما قسمان: عاجل وغير عاجل ومهم غير مهم. وهكذا تنقسم الحالات إلى أربع فئات (تتكون المصفوفة من أربعة مربعات). وتجدر الإشارة إلى أن الصفات تتناقص على طول المحاور ويكون اتجاه المحور الرأسي نحو الأسفل.

تم إنشاء تطبيق بالخوارزميات لتخطيط الحالات مصفوفات أيزنهاور. إنه ينفذ الطريقة المذكورة أعلاه بشكل مثالي. متاح للتحميل من هذا الرابط . وصف تفصيليعملية التطبيق:

• المربع أ أزرق- هام وعاجل. العمل المثالي يعني عدم وجود سجلات فيه.
• المربع ب أحمر- مهم وليس عاجل . ويشمل مجالات النشاط الواعدة. لتحقيق الحد الأقصى، هذه الأمور هي الأولوية.
• المربع C أخضر- غير مهم وعاجل. يتضمن ذلك مجموعة متنوعة من الإجراءات الروتينية التي تصرف الانتباه عن الهدف المقصود. إذا كان ذلك ممكنا، ينبغي تفويض هذه الأمور إلى الموظفين الآخرين.
• مربع د اللون الأصفر - ليست عاجلة وغير مهمة. يحتوي هذا على أشياء ممتعة للغاية، لكنها لا تحقق نتائج ملموسة.

قم بتنزيل التطبيق الذي يسمح لك بتخطيط الأشياء عبر الإنترنت - بسهولة وبساطة.

إدارة الوقت: طريقة مصفوفة أيزنهاور

مصفوفة أيزنهاورهي أداة لإدارة الوقت تحظى بشعبية كبيرة في العالم الحديث ويستخدمها العديد من الأشخاص. من أسس المصفوفة؟ خالقها هو دوايت ديفيد أيزنهاور. كان هذا الرجل نفسه رجل أعمال ومشغولًا جدًا. ولهذا السبب قام بتحسين جدوله الزمني وجميع شؤونه. جوهر هذه الآلية هو توزيع مهامك بذكاء حسب الحاجة، وتقليل الوقت للأنشطة غير الضرورية تمامًا. لفهم جوهر المصفوفة بشكل أفضل، عليك أن تتخيل أربعة مربعات. سيكون محور الأهمية عموديًا، ومن الطبيعي أن يكون محور الاستعجال أفقيًا.

طريقة مصفوفة أيزنهاوريساعدك على تصنيف مهامك حسب الأهمية وإكمالها بشكل عاجل، أو على العكس من ذلك، الاسترخاء وتشتت انتباهك بالمحادثات. وهنا أكثر من ذلك بقليل معلومات مفيدةحول هذه المصفوفة المفيدة لمديري الوقت:

• بخصوص المربع أ، فيجب القيام بالأشياء منه أولاً.
• لا يمكن تجاهل المربع B. وفيه أمور مهمة وواعدة. عادة ما تحتل هذه الساحة مكانة خاصة في الحياة اليومية. شكرا ل المربع ب,يحقق الناس النجاح ويصعدون السلم الوظيفي. كقاعدة عامة، بمساعدة هذا المربع، تتحرك الحياة نحو الأفضل. ولكن إذا لم تفعل الأشياء في الوقت المحدد المربع ب، يمكنك الدخول بسهولة المربع أ.
• الشيء الرئيسي الذي يجب أن تتذكره هو أنه من غير المرغوب فيه الخلط بين الأمور من المربع A مع المربع C. تتضمن هذه الساحة عادة المفاوضات والاجتماعات وأعياد الميلاد.

مربع دليس لها أهمية كبيرة في حياة الإنسان، لأن الأنشطة فيها لا تحقق أي فائدة أو دخل.

ما الفرق بين ربع كوفي ومصفوفة أيزنهاور؟

الفرق بين ربع كوفي ومصفوفة أيزنهاور

كوفي رباعي، إلى جانب مصفوفة أيزنهاور- هذه جداول لتوزيع المهام والتفكير خلال الوقت الشخصي. لكن لا يزال لديهم اختلافات:

• يشبه Covey Quadrant طاولة بها أربعة أقسام.
• كل قسم له اسمه الخاص.

فيما يلي أسماء أقسام الجدول الرباعي:

• "ربع الضرورة"
• "ربع الجودة"
• ""ربع الضرورة التخيلية""
• "ربع خسارة الوقت"

تتم إضافة المهام العاجلة والهامة التي يجب إكمالها على أي حال إلى المربع الأول. والثاني يضيف أشياء غير مهمة لا تحتاج إلى القيام بها

في مصفوفة أيزنهاورحالة مماثلة، ولكن مظهرالجداول مختلفة قليلاً:

• "أمور عاجلة"
• "أمور ليست عاجلة"

في المصفوفة، يتم كتابة أهمية الأقسام على الجانب الأيسر من الجدول. الكتل العلوية- "مهم". والأجزاء السفلية "ليست مهمة"، تمامًا كما هو الحال في الربع كوفي. في المصفوفة، على عكس البرنامج السابق، لا توجد تسميات الجدول. الأرقام الرومانية فقط.

ولا توجد فروق بين هذه الجداول فيما يتعلق بتنظيم الوقت. عدد قليل فقط، وفقط في الميزات الخارجية. ماذا ربع كوفي، وهو مصفوفة أيزنهاور- تحقيق نفس الهدف وبنفس الطرق. لتوزيع الوقت، يمكنك استخدام كل من المصفوفة والربع - لن يكون هناك فرق في الاستخدام.

مزايا وعيوب مصفوفة أيزنهاور: أساسية، مختصرة

مصفوفة أيزنهاور

يقضي الناس الكثير من وقتهم في حل مشاكل الآخرين، وفي كثير من الأحيان ليس لديهم الوقت لحل مشاكلهم الخاصة. ويرتبط اتخاذ أي قرارات ارتباطًا وثيقًا بالعواطف. مصفوفة أيزنهاورفهو يساعد ليس فقط على التعامل مع الشؤون اليومية، ولكن أيضًا على تقليل التوتر العاطفي. مثل أي أسلوب آخر لإدارة الوقت الشخصي، فإن مصفوفة أيزنهاور لها مزايا وعيوب.

فيما يلي المزايا الرئيسية باختصار:

• سهل الاستخدام، جميع الحالات موزعة حسب 4 مجموعاتومن ثم يتم اتخاذ القرار بشأنهم.
• تقليل عدد المهام غير المهمة. يمكنك تحديد الأشياء مسبقًا التي لا ينبغي القيام بها على الإطلاق.
• المساعدة في تخطيط المهام الهامة والمعقدة، وترتيب أولوياتها أولاً.
• تحسين تكاليف الوقت. يمكنك أن تفعل كل شيء في الوقت المحدد.

السلبيات:

• مناسبة فقط للتخطيط على المدى المتوسط ​​والقصير، لحل المشاكل الحالية. لا يمكنك وضع خطط طويلة المدى معها.
• ليست هناك حاجة لمصفوفة إذا كان هناك عدد قليل من المهام اليومية.
• التدريب ضروري لتحديد المهام المهمة والعاجلة بشكل صحيح وأيها ليست كذلك، وأيها يجب القيام بها أولاً، وأيها يمكن تأجيلها حتى "الغد".
• من السهل اتخاذ قرار خاطئ دون تحضير.

على الرغم من هذه العيوب الطفيفة، والتي مع الخبرة ستكون ضئيلة بشكل عام، فإن المصفوفة تساعدك على التعامل مع الأمور والقيام بالمهمة على أكمل وجه.

مصفوفة أيزنهاور لربات البيوت: قائمة المهام

متى يجب على ربة المنزل توزيعها بشكل واضح وصحيح وقت فراغ، ثم يمكنك أيضًا استخدام المصفوفة أيزنهاور. تتعلم كيفية اختيار المهام ذات الأولوية والتعامل بنجاح مع مشاكلك الخاصة. وبعد تخصيص وقتك بهذه الطريقة، تحصل على الجودة والإنتاجية. إذا كنت لا تعرف بعد كيفية تحديد المهام ذات الأولوية والمهام الثانوية بشكل صحيح، فستساعدك هذه المصفوفة:

• غالبًا ما تحيرنا العمالة المستمرة والاكتئاب والمشاكل.
• لا نعرف أي قرار سيكون صحيحًا، لذا سيسمح لنا الجدول بتجريد أنفسنا بسرعة والشعور بالفرق بين الأمور المهمة والأقل أهمية.
• المصفوفة مثالية للاستخدام في الأمور العاجلة والمهمة.
• يمكنك الآن تصفية الخيارات بشكل صحيح والقيام بالأشياء الضرورية في جميع أنحاء المنزل.
• بمجرد تقسيم جميع المهام إلى مهمة وعاجلة، يتم تبسيط عملية توزيع العمل ووقت الفراغ.

مصفوفة أيزنهاور

باستخدام القالب أعلاه، قم بتوزيع مهامك وتخطيط وقتك بنجاح. المصفوفة هي الطريقة المثالية لتقييم وتوزيع عبء العمل الخاص بك. الآن لن تشعر بالتوتر عندما يتعين عليك اتخاذ قرار مهم أو من أين تبدأ.

هرم فرانكلين: تحقيق أهدافك، على عكس مصفوفة أيزنهاور

هرم فرانكلين

أحد أقدم تقنيات إدارة الوقت وأكثرها شعبية وفعالية هو الهرم، الذي سمي على اسم السياسي الأمريكي بنجامين فرانكلين. ويكمن جوهرها في تقسيم المهمة الرئيسية إلى عدة مهام صغيرة، والتي بدورها تنقسم إلى مهام فرعية.

الاختلافات الرئيسية أهرامات فرانكلين من مصفوفة أيزنهاورعند تحقيق الأهداف المحددة:

• تهدف إلى التخطيط ليس فقط لوقتك، بل أيضًا لوظيفتك، مما سيساعدك على تحقيق هدفك الرئيسي.
• يتم استخدامه للتخطيط طويل المدى، بدلاً من حل المشكلات العاجلة. وينبغي اتباعها طوال حياتك.

يضم 6 خطواتتمثل خطة عمل جاهزة:

1. قيم الحياة الرئيسية– الخطوة الأقوى، الأساس. القيم تحدد الخطط وتوجه الإنسان نحو الحلم.
2. هدف عالمي- هدف يريد الإنسان تحقيقه في حياته يتعلق بالمهنة أو النجاح أو الثروة.
3. خطة عامة– وهنا من المهم تسليط الضوء على الخطوات الصغيرة نحو تحقيق الهدف، وأهمها.
4. خطط طويلة المدى لمدة 1 و 3 و 5 سنوات. هنا تحتاج إلى التثبيت التواريخ المحددةتنفيذ.
5. خطة قصيرة المدى لمدة شهر أو أسبوع- هذا جدول زمني محدد يجب الالتزام به. يتطلب تحليلا عميقا.
6. خطة لهذا اليوم– قمة الهرم، الأشياء التي يجب القيام بها لتقترب خطوة واحدة من حلمك.

إن ما يجب اختياره بالضبط لأمور التخطيط يعود إلى كل شخص أن يختاره على حدة. ولكن على أي حال، ستساعدك هذه الجداول في التخطيط ليومك أو أسبوعك أو حتى سنواتك. حظ سعيد!

فيديو: مصفوفة أيزنهاور: إدارة الوقت للنساء

اقرأ المقالات

كان لديك الكثير من الخطط لعطلة نهاية الأسبوع، ولكن انتهى بك الأمر إلى قضاء بعض الوقت في مشاهدة المسلسل وعدم القيام بأي شيء؟ أو ربما تكون غارقًا في المهام في العمل، ويتزايد سيل المهام العاجلة كل يوم؟ ربما سمعت أن إنشاء قوائم المهام يمكن أن يحرك الأمور. لكن في بعض الأحيان لا يساعد هذا حقًا وتظل المهام المدرجة في قائمة المهام غير مكتملة. لماذا؟ لأن القائمة غير صحيحة و/أو أنك تفعل الأشياء بترتيب خاطئ. سوف تساعد في حل هذه المشاكل مصفوفة أيزنهاور، هي أيضا مصفوفة الأولوية. هذا هو بالضبط ما نقترح التحدث عنه.

مصفوفة أولوية أيزنهاور - ما هي؟

تم تسمية أداة تحديد الأولويات وإدارة الوقت هذه على اسم مخترعها، وهو أحد الرؤساء الأمريكيين - دوايت ديفيد أيزنهاور. الفكرة الرئيسية وراء مصفوفة الأولوية هي: يتم فرز المهام أربع مجموعاتاعتمادًا على معيارين - الضرورة الملحة وأهمية تنفيذها. حيث ليست كل الأشياء العاجلة مهمة وليست كل الأشياء المهمة عاجلة. من أجل التعامل بنجاح مع المهام، تحتاج إلى فهم المجموعة التي ستصنف فيها هذه المهمة أو تلك، وهذا سيخبرك بموعد القيام بها.

ستسمح لك هذه الطريقة - إذا تم استخدامها بشكل صحيح - بإكمال جميع المهام في الوقت المحدد وتجنب التصاق الأشياء ببعضها البعض، مما يشكل سيلًا من المشكلات التي لم يتم حلها.

كيفية عمل قائمة مهام بناءً على مصفوفة الأولويات؟

دعونا نكرر: من أجل تحديد خطة عمل وفقًا لمصفوفة أيزنهاور، يجب تقسيم جميع المهام المدرجة في القائمة إلى 4 فئات رئيسية:

• الفئة أ: هام وعاجل؛
• الفئة ب: مهم ولكن ليس عاجلا؛
• الفئة ج: عاجل ولكن غير مهم؛
• الفئة د: ليست عاجلة وغير مهمة.

الطريقة الأكثر ملاءمة هي رسم ورقة إلى أربعة مربعات كبيرة وتسمية كل منها باللون والحرف المناسبين، ثم إدخال المهام. دعونا نلقي نظرة على جميع الفئات بمزيد من التفصيل، مع الأمثلة.

1. الفئة أ

أمور هامة وعاجلة- المواقف عندما الموعد النهائي هو يومأو تعال قوة قهرية. اليوم هو آخر يوم لسداد قرضك العقاري هذا الشهر، وكان تقرير رئيسك مستحقًا بالأمس، وفي المساء تذهب إلى الطبيب بسبب الم حادفي السن - كل هذه الفئة أ. إذا قمت بتوزيع مهامك بشكل صحيح، فسيحتوي هذا العنصر على أقل عدد من المهام، وحتى أفضل إذا كان فارغا تماما.

2. الفئة ب

أمور مهمة ولكنها ليست عاجلة- يجب أن يكونوا الجزء الرئيسي من قائمة المهام. هذه هي الأشياء التي يمكن أن تنتقل غدًا أو بعد غد إلى الفئة أ إذا لم تفعلها اليوم. إنها مهمة، ولكن هناك فترة زمنية صغيرة ويمكن وضعها جانبًا لفترة من الوقت. هذا يتضمن مهام العمل اليومية، استبدال صنبور الحمام الذي لا يزال يعمل ولكنه بدأ بالفعل في التنقيط، وشراء تذاكر الحفل مقدمًا. المدرجة أيضا في هذه الفئة هي الأشياء المتعلقة بأهداف حياتك العالمية. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في فتح عملك الخاص أو البحث عن عمل جديدولهذا تحتاج إلى إتقان مهارة جديدة، وتعلم لغة أجنبية أخرى، واتخاذ أمر إضافي لتوليد رأس المال، وما إلى ذلك.

3. الفئة ج

أمور عاجلة ولكن غير مهمة. وهذا ما يلي انتهي اليوم لأن اليوم التالي سيكون متأخرًا أو غير مناسب. قد تهدف خطط المجموعة C إلى الإنشاء ظروف معيشية مريحة وإقامة روابط اجتماعية.

قد يشمل ذلك التهاني في الوقت المناسب للأصدقاء والزملاء في أيام العطلات أو رحلة إلى البلاد لمساعدة الآباء في جمع التوت المتفتت. مثال آخر هو شراء جهاز تلفزيون جديد بخصم كبير. لولا الترويج لكنت قد اشتريته لاحقًا، لكن إذا اجتمعتما معًا في وقت قصير، فستحصلان على ما تريدان بسرعة أكبر وبتكلفة أقل. بمعنى آخر، فإن تنفيذ الإجراءات من الفئة C ليس أمرًا بالغ الأهمية، ولكن من الأفضل والأكثر راحة القيام بها في الوقت المحدد.

4. الفئة د

الأمور غير العاجلة وغير المهمة. الفئة الأكثر غدرا والتي تشمل بشكل رئيسي "Chronophages" أو "قتلة الوقت"(حرفيا "أكلة الوقت"، "قتلة الوقت"). يتضمن هذا البند مشاهدة الأفلام، المحادثات الهاتفيةمع الأصدقاء، وقراءة الكتب، والتمرير عبر موجز الأخبار. لمقاومة الرغبة في تنفيذ هذه الإجراءات بدلاً من المهام من الفئات الثلاث الأولى، يجب أن تكون لديك قوة إرادة متطورة، وأن تكون قادرًا على تجميع نفسك معًا والتركيز على ما تحتاجه، وليس على ما تريده.

بعد أن تقوم بتوزيع مهامك على أربعة أعمدة، ابدأ في تنفيذها من النقطة الأولى. إذا تعلمت اتباع مصفوفة الأولوية، فلن تتمكن من إكمال المهام في الوقت المحدد فحسب، بل ستترك أيضًا وقتًا للمتعة - للمهام غير العاجلة وغير المهمة.

1. في البداية قد يكون كذلك من الصعب توزيع المهام بشكل صحيح. لتسهيل العملية، اسأل نفسك أسئلة: "هل هذه المهمة مهمة؟ هل هو ضمن أولويات حياتي؟ فهل الفشل في القيام بذلك سيؤدي إلى مشكلة؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فمن المهم. لفهم ما إذا كانت المسألة ملحة، فكر في ما إذا كانت ستفقد أهميتها في المستقبل القريب؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فإن المهمة ملحة.

2. حاول ترك قائمة الفئة "أ" فارغة - تذكر ذلك جميع الخطط التي لم يتم تنفيذها من المجموعة ب تهاجر هنا. بالإضافة إلى ذلك، تتضمن هذه المجموعة نفسها العديد من أحداث القوة القاهرة التي لم يكن من الممكن توقعها مسبقًا. دعونا نكرر أنه من الناحية المثالية، مع الإدارة المناسبة للوقت، لا ينبغي أن تكون هناك مهام عاجلة ومهمة. وستكون الاستثناءات هي نفس القوة القاهرة، وكذلك:

• الخطط الصحية؛
• الإجراءات التي يعتمد عليها تحقيق الأهداف المهمة (إذا كنت ترغب في السفر إلى الخارج في الصيف، فمن الأفضل التقدم بطلب للحصول على جواز سفر أجنبي مقدمًا)؛
• الأمور، وعدم الالتزام بها يهدد بالتسبب في مشاكل في المستقبل (الغرامة التي لم يتم دفعها في الوقت المحدد قد تمنعك من السفر إلى الخارج).

3.
الفئة ب – ل المهام الواعدة. تشير الإحصائيات إلى أن أولئك الذين يركزون على الأهداف يندرجون في هذه الفئة انتباه خاص، أكثر نجاحًا، وترتقي السلم الوظيفي بثقة أكبر، وبالتالي تكسب المزيد. يتم تفسير ذلك، من بين أمور أخرى، من خلال حقيقة أنه بفضل إكمال المهام في الوقت المناسب (بوتيرة هادئة، دون تسرع)، والتركيز والقدرة على تحديد الأولويات، يمكن للشخص إظهار مواهبه بالكامل والتفكير في هذه الخطوة أو تلك. .

4. بعض المهام من الفئة ج سيكون من الأصح تصنيفها على أنها مشتتة للانتباه، لأنها يمكن أن تقلل من كفاءة عملك وتستهلك الكثير من الوقت، على الرغم من أنها ليست مهمة. ويشمل ذلك تهنئة الأقارب البعيدين، وشراء أريكة جديدة وغيرها من الأمور غير الضرورية. من المهم أن تكون قادرًا على تمييزها عن مهام الفئة ب، وإذا أمكن، تفويض تنفيذها لأشخاص آخرين.

5. مشاكل د، أو يهدر الوقت، يمكننا الاتصال بأمان غير منتج. ومع ذلك، يمكنك إضافة قيمة إلى وقت فراغك. على سبيل المثال، اقرأ كتابًا فكريًا جيدًا بدلًا من الروايات، أو مارس الرياضة عندما تريد التحرر العاطفي. إذا لم تتمكن من مقاومة إغراء إضاعة الوقت على شيء عديم الفائدة، فقم بتقليل هذا الإنفاق إلى الحد الأدنى: للقيام بذلك، قم أولاً بإكمال المهام من الفئات الأخرى.

عندما تتقن مبدأ كيفية عمل مصفوفة أيزنهاور، لن تصبح ناجحًا فحسب، بل ستصبح أيضًا شخصًا أكثر توازناً وتفاؤلاً، حيث ستتوقف عن القلق بشأن الأشياء الصغيرة المزعجة ولكنها مهمة لم يكن لديك وقت لها من قبل.

في تيار لا نهاية له من الأشياء التي يمكنك القيام بها، يمكنك أن تضيع، أو تنسى شيئًا ما، أو ببساطة لا يكون لديك الوقت للقيام بذلك. وهكذا تتراكم المهام التي لم يتم إنجازها وتثقل كاهل اليوم الجديد التالي بفرص جديدة. ومرة أخرى نفس المشكلة: لم يكن لدي وقت، نسيت، تأجيله إلى الغد.

غالبا ما تحدث مثل هذه المواقف لأولئك الذين لا يعرفون كيفية التخطيط، وهذا ليس مفاجئا، لأن عملية التخطيط تتطلب مهارات معينة في إدارة الوقت واهتمام خاص.

هناك العديد من تقنيات التخطيط التي تتيح لك الحصول على أقصى استفادة إذا استخدمت موارد وقتك بشكل صحيح. دعونا نعطي مثالا على التقنية الأكثر فعالية وغير معقدة، والتي تسمى "مصفوفة أيزنهاور"أو "ساحة أيزنهاور".

هو مبدأ تحديد الأولويات الذي يسمح لك باتخاذ القرار خلال اليوم أكبر عددمهام.

يعد هذا المبدأ من أكثر المبادئ شيوعًا في إدارة الوقت. يتم استخدامه في جميع أنحاء العالم: من العمال العاديين إلى مديري المنظمات الكبيرة للشركات ذات الشهرة العالمية.

مؤسس هذا المبدأ هو دوايت ديفيد أيزنهاور (الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة). ونظرًا لجدول أعماله المزدحم، قام بتحسين جدول عمله من خلال تنظيم المهام حسب أهميتها، مما أدى إلى إنشاء معداته الخاصة، والتي تميزت ببساطتها وتفردها.

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات

قسم أيزنهاور الأشياء إلى 4 فئات وأدخلها في جدول أبرز فيه بوضوح المربعات التي جعلت من الممكن توزيع المهام المخططة حسب مدى إلحاحها وأهميتها (أ، ب، ج، د).

كل مربع له غرضه الخاص:

• "أ" - الأمور العاجلة ذات الأهمية الخاصة؛
• "ب" - الأشياء المهمة التي يمكن تأخيرها؛
• "s" - ليست ذات أهمية أولى، ولكنها عاجلة؛
• "د" - ليست عاجلة وغير مهمة.

ومن خلال ترتيب الأولويات بهذه الطريقة، يمكنك تعلم كيفية إدارة الوقتمما سيساعد في تحقيق أهدافك وزيادة أدائك في إكمال المهام المخططة ويؤثر على النجاح في نشاط معين.

لتحديد الأولويات وفقًا لمبدأ D. D. Eisenhower، تحتاج إلى دراسة الفئات (المربعات) في جدوله بالتفصيل.

الأمور الهامة والعاجلة (الفئة أ)

يحتوي مربع هذه الفئة على المهام المخططة الأكثر أهمية والأكثر إلحاحًا. وفقًا لمبدأ أيزنهاور، يجب أن تكون هذه الساحة فارغة، وخالية من الدخول اليومي الجديد، والذي لن يمنح الشخص الذي يتمتع بمهارات إدارة الوقت الفرصة لإثارة إلحاح الأشياء والسماح بوضع حرج في حالة عدم الوفاء.

غالبًا ما يحدث أن يتم نقل الأشياء من المربع "ب" إلى المربع "أ" بسبب كسل الإنسان العادي، وهو أحد أسباب ملئه. في بعض الأحيان يمكن أن يحدث هذا لأي شخص، ولكن في حالة رمي الأشياء يوميًا من مربع إلى آخر، فإن الأمر يستحق ممارسة الانضباط الذاتي.

من أجل تجنب ظهور المهام غير المكتملة في المربع "أ"، من الضروري إكمال المهام في الفئات الأخرى في الوقت المناسب والالتزام الصارم بقائمة المهام الخاصة بهذا المربع. يمكنك أيضًا استخدام طريقة التفويض (تفويض المهام لشخص ما)، والتي ستجعل من الممكن حل المهام وعدم ترك عمل غير مكتمل.

قائمة المهام للمربع "أ":

• التأثير سلبًا على تحقيق الهدف؛
• تلك الإشكالية التي يمكن أن تسبب المتاعب؛
• المتعلقة بالصحة.

المسائل الهامة وغير العاجلة (الفئة ب)

غالبًا ما تندرج الحالات الواعدة والأولوية ضمن هذه الفئة. يعينهم أيزنهاور دورًا مهمًا، لأن تنفيذها هو مفتاح النجاح. تظهر التجربة أنه إذا كنت تستخدم الوقت بمسؤولية عند القيام بالأشياء المدرجة في المربع "ب"، إذن نتائج جيدةسوف يعلنون عن أنفسهم قريبا جدا.

ميزة هذا المربع هو أن لديك الوقت المناسب للأشياء المهمة، مما يسمح لك بحل المشكلات بشكل بناء ومدروس، والكشف الكامل عن إمكاناتك والتفكير في (تحليل) أنشطتك. لكن من المهم أن نعرف أن هذه الأمور لا ينبغي وضعها على الرف، فهناك خطر نقلها إلى المربع الأول، وهو أمر غير مقبول وفقا لمبدأ أيزنهاور.

أمثلة على حالات ومهام المربع "ب":

• تخطيط المشروع؛
• الشراكة (البحث والتعاون)؛
• نتائج المشاريع المنجزة (تقييم العمل المنجز)؛
• البحث عن آفاق التنمية.

أما بالنسبة للحياة اليومية، فيوصي الخبراء بأن تشمل هذه الساحة الأمور المتعلقة بالتخطيط والدراسة والرياضة والنظام الغذائي وغيرها.

مسائل عاجلة وغير مهمة (الفئة ج)

تتضمن هذه الفئة المهام الثانوية التي لا يمكن تأخيرها. وما يحدث غالباً هو أن الشخص يندفع لإنجاز المهام الأقل أهمية وبالتالي يتشتت عن الهدف. تتطلب مصفوفة أيزنهاور استخدامًا دقيقًا للتكنولوجيا، لذلك يجب ألا ترتكب أخطاء في تصنيف المهام.

عند تحديد الأولويات، يجب ألا تخلط بين المهام المتعلقة بالمربع "ج" ومهام المربع "أ". فيما يلي مثال على الارتباك المحتمل:

يصدر الرئيس أمرًا يتطلب تنفيذًا عاجلاً، بينما هذا الطلبلا علاقة له بالعمل. يجب إدخال هذه المهمة في المربع "ج" واعتبارها مهمة ولكنها ليست عاجلة، حيث لا يمكنك الخروج عن أهدافك المقصودة، وبالتالي تضيع وقتك في شيء يصرف الانتباه عن الشيء الرئيسي.

أمثلة على حالات ومهام المربع "ج":

• ضيوف غير متوقعين يطالبون بالاهتمام؛
• اجتماعات عاجلة غير مجدولة؛
• التخلص من المشاكل الناجمة عن إهمالك.

المسائل غير العاجلة وغير المهمة (الفئة د)

هذه هي المهام الجاهزة لانتظار موردها المؤقت طالما كان ذلك ضروريًا أو قد يظل من المستحيل إكمالها. بدلا من ذلك، تتضمن هذه الفئة أشياء بسيطة ومثيرة للاهتمام، لكن لا ينبغي عليك الاستيلاء عليها، فهي تؤدي فقط إلى إبطاء سير العمل وإبعادك عن الهدف.

أمثلة على حالات ومهام المربع "د":

• محادثات هاتفية فارغة.
• الأنشطة الترفيهية؛
• أي أحداث تشتت انتباهك عن العمل.

من خلال تحديد الأولويات وفقًا لمبدأ مصفوفة أيزنهاور، يمكنك بلا شك أن تتمكن من فعل الكثير والاقتراب من هدفك، لكن لا تنس أن العمل هو المصدر الرئيسي للنجاح مع الإدارة السليمة للوقت.